Antiope – nome amazzone di fantasia per tutelare la privacy della mia cliente – mi dice che non riesce mai a rispettare le scadenze che si pone per i propri obiettivi e che la sua agenda di lavoro è diventata un oggetto inutile.

Ha anche pensato che fosse proprio l’agenda cartacea il problema, così ha provato a organizzarsi con Asana, un tool molto utile nella gestione di workflow di lavoro.

Anche Asana ha fallito la missione.

Così Antiope ritiene di essere incapace di organizzarsi, non sa come pianificare l’agenda e si sente frustrata, perché sa che continuando così rallenterà sempre più il raggiungimento dei suoi traguardi professionali.
Per questo è venuta da me: aveva bisogno di dritte sull’organizzazione e gestione del tempo, per rispettare le scadenze che si imponeva e di conseguenza essere più produttiva e soddisfatta del proprio lavoro.

È sufficiente trascorrere un paio di mesi nella confusione per capire che pianificare le tue giornate e settimane è importante per:
– non disperdere energie
– risparmiare tempo
– essere più produttiva
– avere sotto controllo le azioni da compiere per raggiungere i tuoi obiettivi (o quelli dei tuoi clienti).

Da una buona pianificazione dipende gran parte del nostro successo, a prescindere dallo strumento che sceglieremo di utilizzare per organizzarci.

Possiamo chiedere sui gruppi Facebook – o su Instagram o anche LinkedIn – ad altri imprenditori quale sia il loro strumento di pianificazione preferito, ma a chi possiamo chiedere cosa scriverci? Solo a noi stesse.
Asana, Trello, Keep, il planner più carino del mondo sulla scrivania o un muro di post-it di colori diversi, non serviranno a nulla se alla fine non sappiamo come rendere efficace questa “benedetta agenda”, se non sappiamo cosa farci perché ci sia davvero utile.

Che cosa scriviamo sulla nostra agenda, virtuale o fisica che sia?

Di certo le cose da fare. Puoi chiamarli task, to do list, attività o come ti pare ma il risultato non cambia: sono tutti quei compiti – grandi o piccoli – che devi portare a termine per fare il tuo lavoro.

È proprio qui che spesso nasce il problema e il motivo è sempre lo stesso: non abbiamo chiaro in mente tutte le caratteristiche del task che ci assegniamo. 

L’organizzazione del tempo.

Dobbiamo aver presente che ogni azione da compiere ha una sua caratteristica peculiare rispetto alle altre. Volendo raggrupparle possiamo usare questo metodo:

• in base alle tempistiche sono più o meno urgenti
• in base all’impegno richiesto sono a bassa intensità, o alta intensità

Ora riflettiamo, perché quasi ogni task è un piccolo pezzettino di un progetto più ampio o di un obiettivo da raggiungere, quindi, prima di inserirli in agenda, poniti queste domande:

• Quanto tempo hai per portarli a termine?
• Ci sono dei fattori che possono influenzare la buona riuscita del compito? Intendo fattori esterni, per esempio sei solo tu a lavorare a questa cosa o hai bisogno di dati da terze persone che se non arrivano in tempo faranno slittare il task? Nel secondo caso, durante la calendarizzazione dovrai prevedere anche questi rallentamenti.
• Alla realizzazione del tuo compito seguirà il lavoro di un altro professionista? In questo caso dovrai cercare di essere puntuale e di non mettere in difficoltà il lavoro altrui.
• Hai riempito troppo la giornata col rischio di non riuscire a fare tutto? Cioè, riesci a dedicare il giusto tempo ai compiti che ti sei prefissata di portare a termine?

L’intensità del compito da svolgere.

Definite le tempistiche occupiamoci di riconoscere i task a bassa e quelli ad alta intensità.

Tutte abbiamo compiti che possiamo svolgere a occhi chiusi e altri che richiedono tutta la nostra concentrazione.
Sono sicura che anche tu accusi la stanchezza, magari tutti i giorni alle 14 quando, con il pancino ancora pieno dal pranzo, ti cala la palpebra. Oppure sei un’allodola – quindi rendi benissimo al mattino ma verso sera apriti cielo – o viceversa, sei un ghiro. O ancora sai che il venerdì, dopo una settimana di duro lavoro, di solito sei meno produttiva degli altri giorni della settimana.

Ecco, questo è tutt’altro che tempo perso, questi sono i momenti in cui concentrare le attività che riesci a compiere senza doverti impegnare troppo, ovvero quelle a bassa intensità.

E vedi, qui nessuno può consigliarti perché per esempio per me i lavori di tipo creativo sono quelli ad alta intensità, mentre quelli che hanno a che fare con la logica o i numeri, sono a bassa intensità; ognuna di noi ha il suo profilo in questo senso e sono certa che, capito questo concetto, non avrai problemi a mettere in agenda i tuoi compiti nelle giuste fasce orarie.Mettiamola così: hai davanti una giornata di tot. ore di lavoro, né più né meno.
I suoi slot orari vanno riempiti di attività da portare a termine e, seguendo le dritte che ho condiviso con te, li riempirai in modo sensato, indipendentemente da qualsiasi strumento vorrai utilizzare per farlo.

Consigli random ma non troppo.

Il burnout è quella condizione di stress causata dal troppo lavoro e, in alcuni casi, la disorganizzazione può esserne la causa. Evitalo con tutte le tue forze.

Riempirti la giornata di task non urgenti tanto per fare, alimenterà il tuo senso di inadeguatezza e auto efficacia: non farlo.
Metti a calendario solo le attività che hai davvero tempo di portare a termine.

Se hai problemi di concentrazione perché vieni distratta da famigliari, notifiche social e non, telefonate, ecc., ti consiglio di approfondire la tecnica del pomodoro, che molte persone trovano utilissima per la gestione del tempo.
Ma ricorda sempre che un consiglio non è mai assoluto e se trovi che un suggerimento non sia adatto a te, non devi per forza farlo tuo.

Io per esempio sono più produttiva in periodi di attività lunghi e continuativi, piuttosto che spezzettati.

Voglio darti alcuni consigli prima di salutarti:

• Se gestisci più progetti o più clienti insieme cerca di concentrare il più possibile nello stesso slot attività che puoi aggregare dello stesso cliente, in questo modo eviti i “salti” da un cliente all’altro. Mettersi nei panni di qualcun altro più volte al giorno è un dispiego di energie che si può evitare.
• In caso ti manchi del materiale da parte del cliente, valuta se non conviene affrontare il task nella sua interezza piuttosto che interromperlo e riprenderlo in parte in un secondo momento. Guarda alla tua agenda e, se hai qualche altra attività che puoi anticipare, sposta lo slot.
• Sei arrivata a fine giornata e ti accorgi che non hai rispettato la tua timeline? Niente panico, attribuisci la nuova scadenza del task al momento più giusto.

In genere devi avere un atteggiamento realistico di fronte agli impegni che vuoi portare avanti, sempre in relazione all’effettivo tempo che hai a disposizione e alla loro urgenza. Sii flessibile.

• Quando possibile anticipa le scadenze. Così facendo avrai sempre un periodo “cuscinetto” per portare a termine i tuoi task senza sforarne la scadenza.
• Ricordati di considerare qualche pausa per te (anche queste servono alla nostra produttività), qualche minuto di decompressione tra una call e l’altra o un task e il successivo e di inserire i tuoi impegni personali.

Possiamo riassumere alcuni concetti principali con “no al multitasking, sì alla concentrazione e alla flessibilità”.

Strumenti e tool per la gestione del lavoro.

Ora viene la parte difficile, ovvero riconoscere lo strumento per l’organizzazione e la gestione del tempo che ti sarà più comodo.
Tutto dipende dalle tue attitudini, ma anche dal tipo di progetti che sei solita seguire e dal tuo business. Se per esempio hai un team da gestire o lavori sola, se il cliente utilizzerà lo stesso tool, ecc.

Io per esempio mi trovo molto bene con Trello, Google Calendar e Google Drive, ma ne esistono un’infinità, ormai.

Sono stati scritti centinaia di articoli e post a questo proposito e non voglio concludere questo articolo con l’ennesimo elenco di applicazioni disponibili, perciò ho curiosato online e ho deciso di condividere con te questo articolo molto carino di Capterra. È carino perché sotto a ogni tool suggerito c’è anche una breve presentazione video dello strumento.

Ora vai e organizza tutto l’organizzabile, ce la farai!
E se fatichi io sono qui per te.